Uno degli aspetti più sottovalutati nel momento in cui si sta valutando di scrivere un’email è… è sempre necessario scrivere? Si tratta di una riflessione che potrebbe sembrare ovvia ma, si sa, a volte sono proprio le cose ovvie che tendiamo a dimenticare.
Dunque, prima di iniziare a scrivere un’email domandatevi: “esiste un modo migliore o più veloce per occuparsi di questa situazione?”. Tenete sempre conto che molte persone ricevono dozzine o anche centinaia di email al giorno, e quindi è bene assicurarsi che l’e-mail sia il modo più rapido, più chiaro ed efficiente per comunicare nella vostra specifica situazione.
Ad esempio, se state a un collega o a un amico che vedete spesso, probabilmente potete semplicemente parlargli di persona. Oppure potete anche inviare un messaggio di testo tramite cellulare o chiamare al telefono. Se avete deciso che l’e-mail è comunque l’opzione migliore, siate chiari, con contenuti non troppo lunghi, ai quali il destinatario potrebbe non voler o poter rispondere immediatamente. Alla fine potrebbe anche dimenticare di rispondere o cancellare l’email. Insomma, assicuratevi di arrivare al punto rapidamente, ma non in modo rude.
Trattate un’e-mail in modo simile a un tema, solo molto più breve, e probabilmente otterrete buoni risultati. In un saggio, dovete introdurre l’argomento, spiegare i diversi punti e quindi concludere l’argomento. Ebbene, provate a fare la stessa cosa con la posta elettronica!
Naturalmente, non sempre sarà facile, poiché non sempre sarà possibile essere sufficientemente brevi e sintetici. Una buona regola per riuscirci è, una volta finito di scrivere un’email, controllarla e cercare di eliminare circa il 20% del contenuto, poiché probabilmente si tratta di elementi superflui e dunque non necessari.
3 consigli per scrivere email efficaci
Chiarito quanto precede, condividiamo insieme alcuni consigli per scrivere email efficaci:
- Utilizzate un indirizzo e-mail professionale. La prima cosa che il destinatario vede è il vostro indirizzo e-mail. La prima impressione è importante e, dunque, assicuratevi sempre di inviare e-mail professionali da un indirizzo e-mail professionale.
- Scrivete un forte richiamo all’attenzione. Una volta salutato, è il momento di iniziare la parte principale dell’e-mail. Mentre l’oggetto determina se l’e-mail viene aperta, la frase di apertura determina se l’e-mail viene letta fino alla fine! Ricordate di usare la regola dei 20 secondi quando si scrivono le e-mail: dovreste cioè cercare di esprimere il vostro punto di vista principale entro i primi 20 secondi dell’e-mail, poiché questo è il tempo che molte persone dedicheranno alla lettura. Se si tratta di un’introduzione, potete aprire con qualcosa che sapete interesserà il vostro destinatario. Potete scoprirlo con una piccola ricerca sui loro profili sui social media. Forse hanno twittato qualcosa di interessante o hanno postato di recente qualcosa su LinkedIn a cui potete fare riferimento.
- Mantenete il messaggio conciso. L’ultimo consiglio è quello di mantenere l’email il più coincisa possibile. Considerato infatti che passiamo molto tempo a leggere le e-mail, per questo motivo, molte persone si limitano a scansionare le e-mail per cogliere l’essenza del messaggio e passare al successivo. Per incrementare le probabilità che le vostre e-mail non siano cestinate, mantenete i paragrafi il più breve possibile, aggiungete dei punti elenco, utilizzate delle immagini per spezzare il testo, utilizzate degli strumenti di formattazione, come il grassetto o il corsivo, per attirare l’attenzione del lettore sui punti importanti.