Scrivere email è sempre necessario?

Uno degli aspetti più sottovalutati nel momento in cui si sta valutando di scrivere un’email è… è sempre necessario scrivere? Si tratta di una riflessione che potrebbe sembrare ovvia ma, si sa, a volte sono proprio le cose ovvie che tendiamo a dimenticare.

Dunque, prima di iniziare a scrivere un’email domandatevi: “esiste un modo migliore o più veloce per occuparsi di questa situazione?”. Tenete sempre conto che molte persone ricevono dozzine o anche centinaia di email al giorno, e quindi è bene assicurarsi che l’e-mail sia il modo più rapido, più chiaro ed efficiente per comunicare nella vostra specifica situazione.

Ad esempio, se state a un collega o a un amico che vedete spesso, probabilmente potete semplicemente parlargli di persona. Oppure potete anche inviare un messaggio di testo tramite cellulare o chiamare al telefono. Se avete deciso che l’e-mail è comunque l’opzione migliore, siate chiari, con contenuti non troppo lunghi, ai quali il destinatario potrebbe non voler o poter rispondere immediatamente. Alla fine potrebbe anche dimenticare di rispondere o cancellare l’email. Insomma, assicuratevi di arrivare al punto rapidamente, ma non in modo rude.

Trattate un’e-mail in modo simile a un tema, solo molto più breve, e probabilmente otterrete buoni risultati. In un saggio, dovete introdurre l’argomento, spiegare i diversi punti e quindi concludere l’argomento. Ebbene, provate a fare la stessa cosa con la posta elettronica!

Naturalmente, non sempre sarà facile, poiché non sempre sarà possibile essere sufficientemente brevi e sintetici. Una buona regola per riuscirci è, una volta finito di scrivere un’email, controllarla e cercare di eliminare circa il 20% del contenuto, poiché probabilmente si tratta di elementi superflui e dunque non necessari.

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