Una delle sfide più comuni per i professionisti e gli imprenditori è quello di “trovare” del tempo. E quando si tratta di gestione del tempo, capire come utilizzare le ore di lavoro in modo più produttivo è spesso una sfida decisiva. Un buon punto di partenza è la gestione della posta elettronica: una delle aree in cima alla lista dei time-killer per molti lavoratori, che è comunque possibile approcciare in maniera convinta.
Poiché l’e-mail è una forma di comunicazione continua e non abbiamo il controllo completo sul flusso in entrata, quel che possiamo fare è lavorare per migliorare la nostra produttività nel modo in cui riceviamo, organizziamo, rispondiamo e anche pensiamo alle e-mail. I suggerimenti di seguito ti aiuteranno a creare un sistema per gestire la tua posta elettronica in un modo che supporti la produttività… anziché consumarla!
Innanzitutto, disattiva le notifiche. L’e-mail tende ad arrivare in ogni momento del giorno e della notte, ed è quindi fondamentale controllare il flusso dei messaggi in arrivo nella tua giornata. Disattiva le notifiche dei nuovi messaggi sia sul computer che sullo smartphone per evitare costanti distrazioni e interruzioni della pianificazione. Controlla la posta solo quando è conveniente per te.
In secondo luogo, decidi come usare la tua casella di posta. Ci sono molte filosofie differenti quando si tratta di gestire la tua casella email: puoi usarla come un catchall, limitarlo solo a messaggi con priorità alta o renderlo un elenco di attività lavorative. La chiave è scegliere uno scopo e rispettarlo!
Infine, crea mail whitelist e blacklist. La maggior parte dei client di posta elettronica e dei provider di posta elettronica consente agli utenti di separare le email “valide” dallo spam. Prenditi del tempo per l’ottimizzazione del servizio email, e il resto verrà da sé!