Il timbracartellini è un dispositivo hardware che permette di segnalare gli ingressi e le uscite dei dipendenti da un’area aziendale. I più tradizionali funzionano effettivamente con l’utilizzo di un “cartellino”, ossia di un pezzetto di cartoncino, con indicato il nome del dipendente che lo sta utilizzando. Negli ultimi tempi sempre più aziende installano timbracartellini di ultima generazione, che permettono di effettuare la segnalazione dell’ingresso e dell’uscita in tempi brevissimi, si installano senza grandi necessità di impianti o cablaggi e consentono di interfacciare l’apparecchiatura con altri dispositivi.
Un timbracartellini di ultima generazione
I nuovi timbracartellini sono comunque dei dispositivi in grado di registrare il passaggio di un dipendente, o anche di un visitatore. Lo si utilizza tramite un badge, o un TAG personale, e spesso vengono venduti con anche un software per la creazione di TAG e badge in modo rapido e immediato. Questo permette di consegnare un identificativo anche a un consulente che accede all’azienda sporadicamente, o a un cliente in visita, in modo da monitorare gli accessi in azienda anche di tipo occasionale o casuale. Stiamo quindi parlando di oggetti di dimensioni contenute, cui il badge o il TAG deve essere semplicemente avvicinato. I nuovi timbracartellini sono interfacciabili al software aziendale, anche tramite Wi-Fi, per poter utilizzare istantaneamente i dati che hanno raccolto, e sfruttarli per il calcolo delle paghe, per il monitoraggio del monte ore dei dipendenti, per controllare le presenze e gli accessi in azienda. Il tutto anche da remoto, quindi inviando i dati direttamente ad un consulente del lavoro o a un ufficio esterno. Alcuni modelli consentono anche di raccogliere i dati direttamente, tramite una chiavetta USB, o altro dispositivo. I timbracartellini oggi sono muniti infatti di una memoria interna, che conserva i dati raccolti; la presenza di una batteria anti blackout permette di mantenere in memoria questi dati per diverse ore, per non perderli.
Perché rilevare le presenze
C’è chi ritiene che il timbracartellini, così come qualsiasi altro metodo di rilevazione, siano strumenti che ledono la libertà del singolo dipendente. Le cose però non stanno in questo modo, anche perché il datore di lavoro è responsabile del dipendente mentre si trova all’interno dell’azienda. Si pensi ad esempio al caso in cui ci sia un terremoto, o un incendio in azienda: sapere se all’interno dello stabilimento o degli uffici sono presenti 10 o 100 persone è di fondamentale importanza, per una questione di sicurezza sul posto di lavoro. Oltre a questo per chi si occupa di risorse umane è importante conoscere gli orari di ogni dipendente, per poter verificare che si effettuino i corretti turni di lavoro, le ferie, i permessi o qualsiasi altro tipo di assenza dal posto di lavoro. Non da ultimo è importante anche notare come oggi sia necessario monitorare anche il luogo in cui si trovano il dipendente, in quanto non sempre l’azienda è aperta a chiunque. Ci sono infatti zone in cui alcuni soggetti non possono accedere, si pensi ad esempio ai magazzini di stoccaggio di particolari materiali, o agli uffici in cui si conservano dati sensibili, o oggetti di valore.